時短術 | うっとうしいオッサンやソリの合わない上司・社長から開放される自分のための時間の使い方

社内の関係者やお客さんなど周囲の人に対して全員お客さんとして接してしまう日本人。

私もそうでした。

上司に対しても丁寧な対応を心がけるあまり、時間を吸い取られていきます。まるで吸血鬼のようにw

時間を吸い取られていることすら気づいていない場合は、かなり重症と言わざるおえません。

私の場合、直属の上司が社長だったので、なおさら気を使っていたように思います。

時間というのは人生において最も重要なリソースです。

時間は人の命そのものだからだと考えることができるからです。

なので、必要以上に他人のために時間を割いているということは、「好きでもない人間に自分の命のかけらを渡しているようなもの」です。

そう思うと、バカバカしくなりますよね？

どうせなら一度きりの人生、自分のやりたいようにやっていきたいものです。

そこで、どうやったら無駄な時間を回避して、自分のための本来の時間リソースを取り戻すことが出来るか？

について紹介していきます。

この記事が会社などで他人に時間を奪われ疲弊してしまっている人の役に立てば幸いです。

そういう私も、かつては本当に時間の奴隷でした。

毎日の睡眠時間は3-4時間ということもザラ。

寝る以外は全部仕事みたいな生活を3年半以上経験してきたからこそ提供できる方法論をご紹介します。

最重要項目だけに集中する

まず、時間というリソースは常に足りない、という前提において考えることが重要です。

人が良すぎるあまり、来た誘いや依頼は全部受ける！全部受け切ることで自分が成長するのである！と、そう思っていませんか？

それはあまりにも古い昭和な発想です。

もし、上司や社長から全部やれ！全部やることで時間の使い方がうまくなるんだから！みたいに言われている人は、上司や社長が自分の都合の良いように人を動かそうとしているだけです。

全部の仕事をうけた結果、全部60点くらいになって大きな成果が残せない人になります。

その、成果が残せなかったことに対して上司や社長は責任を取ってくれません。

時間は足りない状態なので、どの仕事に集中して成果を出すか？は自分自身で考えて、断行しましょう。

しょうもない上司にその判断を委ねることで「至急の依頼！」みたいのが増えてしかもそれが丸2日かかる。。。とか私もありました。

そんな状態で自分がやろうと思っていることが出来るはずがありません。

納期がかかるものは分解してスケジューリングする

では、納期がかかる依頼に対しては、どうするか？

あらかじめ納期がかかるものについては「◯◯日前までにご連絡ください」というのを周知しておきましょう。

周知の前に依頼が来てしまったら、角が立たないように「今回はお受けさせていただきますが、次回以降は◯◯日前までにお願いします。」と事ある毎に伝えておきます。

しかし、それを実現するためには自分がやっていることの重要性や会社の目標にどう貢献するか、なぜそれが重要なのかという目標に対して重要性をPRしておかなければいけません。

また、相対的に個人の目標が達成できていなくて、上司の方に圧倒的にパワーバランスが偏っている場合だと「受けざる負えない」という状況もありえます。

その状態だとまずは信頼獲得からのスタートとなって、少々時間はかかります。

その場合であっても、上司に対してはお客さんとして接するのではなく、取引先の1社くらいの関係性に慣れるのがベストです。

そのためには社内で「いないと困る存在」担っておくことが重要なので、自分が持っているリソースと上司のかゆいところを探して、自分が肩代わりすることで必要な人間としての信頼を集めておきましょう。

そのようにして、かけひきできる材料を増やすことができたら、スケジューリング文化を徹底して、最初はキレられても怒られてもスケジュール通りに進めます。

その場でやらない方が相手にとってメリットがあることを伝えて、実質断る

全部対応していくことの弊害として、全部やっていると「あれもこれも」と依頼内容が次第にエスカレートしていきます。面倒なことは上司や社長は全部振ってきます。振られる内容には、そもそも依頼内容が曖昧だったり、依頼者自身が理解していないものをなんとなく振ってこられてめちゃくちゃ迷惑な状態になってきます。

そういう場合だと、依頼内容の確認そのものに時間が取られて、そこから着手したり、盲点が抜け落ちていてそもそもやる意味がなかった。。。とか、そういう人の人生の無駄遣いが始まります。

なので、そういう自分のことしか考えていない相手からくる仕事は、重要なもの以外どんどん断りましょう。

その場合のポイントとしては、「やる意味が無い」とストレートに断るのは相手を傷つけますので、「ご対応は可能ですが、これを実施した場合の効果はこれくらいしか出ない可能性が考えられるので、その分の時間を使ってこういう成果を目指すのはいかがでしょうか？」と常に代替案で答えるということです。

代替案を提示することで、最終意思決定者は上司という体裁にしておいてあげることで、相手のプライドも守られます。

後は、やはりこっちの方があなたにとってこういうメリットがありますよ。という話にすることです。

それでも伝わらないような相手であれば、容赦なく離れていきましょう。

細かい仕事は全部まとめて、週次に変更することでルーティン化する

スピード対応は確かに重要です。スピード対応することで相手の満足度が上がって、「仕事の早い人」と思われることでしょう。

しかし、その信頼を狙いに行くあまり、都度対応に無駄な時間を発生させていませんか？

都度対応が増えることで、対応を始めてから報告する回数が増えるので必要業務隙間時間が圧倒的に増えます。

例えば、WEBサイトの情報更新の依頼が週に何度も飛んでくる場合。緊急性のあるもの以外は全部1週間に1回だけ、まとめて実施してまとめて報告！とする方が圧倒的に時間は圧縮できます。

都度対応が減れば、しっかり落ち着いて目標達成に必要な時間のかけ方がわかってきます。

極めつけは、上司への返信も1日1回だけと決めて、断行する

もともと、夜中でも関係なくスピードを求めて何回も依頼内容を送信してくるような上司でした。

私は、そういう効率化を求めて、上司への返信を1日1回、多くても2回までと決めて断行しています。

最初はイライラされますが、それが慣れると相手もそのペースに合わせてきます。

そうなんです。習慣の前に人は無力。新しい習慣に慣れさせたもの勝ちなんですよね。

以前はあんなにも「至急！至急！」ってアホらしくきてたSNSも、今は1日1回で特に問題は発生していません。

意外とそんなものだったりします。

インプットする時間を減らす

現在は、AIの台頭もある中でワークライフバランスと言われて、働く時間を減らしてその分その分新しいインプットを増やして充実させようという動きがあります。

だからこそ、オンラインサロンなど、会社以外のコミュニティに属する人も増えてきましたね。

しかし、本当にインプットすることそのものに価値はあるのでしょうか。

インプットは一方的に情報を得ることなのに対して、結果を得られるのはアウトプットだけです。

たとえ会社で8時間くらい働いて、残りの2-3時間を毎日インプットしていてもアウトプットが無ければ成果物は０です。

成果物でしか評価されないのが人間であるにも関わらず、日本では教育を受けることそのものに価値があると考えられがちです。

インプットが不十分であったとしても、アウトプットを主軸に置いて生活することで、手数が増やせます。

なので、しょうもない上司の話という質の低いインプットから開放されて、今度は尊敬するインフルエンサーからインプットを増やしても、所詮はインフルエンサーの奴隷になるだけなのでは無いでしょうか。

社畜からインフルエンサー奴隷に変わっただけです。

インフルエンサー奴隷の方がまだマシですがw

重要なのはインフルエンサーから学んだらそれをアウトプットすることで、目的に近づいていきましょう。

価値のない飲み会には行かない

質の高い情報はアウトプットのチャンスであるのに対して、価値の低い飲み会はアウトプットの対象にもなりません。

なので、同期同士の愚痴の言い合いや上司の文句は、麻薬のようなものです。

確かにめちゃくちゃおもしろいんですが。。。

そのおもしろさが故に、質の低い仲間の輪から抜けられなくなってきます。

そして、良いとこ取りはできないんですよね。行かないというスタンスを明確にすることで、誘われる機会ごと断っていきましょう。

隙間時間は全部音声コンテンツを有効活用する

インプットを減らして、アウトプットばっかりになったら今後はネタ不足にならない？

そんなときのために音声コンテンツが超重要です。

音声コンテンツは様々な状況「ながら時間」ととても親和性が高いので感動ものです。

だから、私はvoicyのヘビーユーザーです。

得たい情報を持っているパーソナリティーをフォローして、例えば以下のような時間はずっとvoicyを流しながら情報も摂取しています。

洗濯物をたたみながら
筋トレをしながら
昼食を食べながら
運転をしながら
パソコンで作業的な仕事をしながら

この時間を1日の中でも総計すると2-3時間にはなります。音声コンテンツはテキストコンテンツと比較して、情報摂取速度は落ちますが、ながら時間との親和性の高さはベスト。

特に、運転の多い営業マンなんかはvoicyを聞いているか、ぼーっとしているかで全然変わりますよ！（経験者なので熱が入る部分）

タスク管理はリマインダーとGoogleカレンダーで十分

タスク管理は超シンプルであることに越したことはありません。必要最小限のタスク管理で極力シンプルに、時間をそいでいきましょう。

分け方もシンプルです。

例えば私は期限が決まっているスケジュールは全てGoogleカレンダーに書き込んでいます。

納期が決まっていない細かなタスクはジャンル毎にiOSのリマインダーアプリに全部書いています。

リマインダーアプリで細かくジャンル毎に実施することや思いついたアイディアを書き込んで、週次でそれを見直しています。

一般的にはこの程度の管理で十分ではないでしょうか。

まとめ

かつては私も仕事で忙殺され、未来が真っ暗になってしまっていた時期もありましたが、複雑に絡み合った現実を細かく紐を解いていくように、自分が出来ることからコツコツと改善をやり続けることで道がひらけて来ました。

それこそ、こうやってブログを書く時間の確保なんて以前は想像すらできませんでしたからね。

これもひとつのアウトプットですw

とにかく重要なのは、目的と目標をしっかり定めて、限りある自分の人生のかけらである時間を、他人に管理されないように自分で能動的に決めることだと思います。