私がブラックかつベンチャーな会社で、「時間が無い中で如何に質の高い提案書を作成するか？」を考えてたどり着いた最短且つ高品質な提案書作成ノウハウをお届けします。
もちろん、人のものを盗むのは犯罪なので、いけません。
しかしながら、人材も使えるお金も限られているベンチャーかつブラック企業においては、うまく使えるものをつかっていかないと、最も重要な時間というリソースを消費して、そのまま終了してしまうケースも多々あります。
せっかくベンチャー企業で働くなら、最短距離でゴールへと進まないと会社も人もいなくなってしまいますね。
今回は私が、社長の2番手のポジションで働いていたベンチャーブラック企業で「問題にならない範囲でマネ」をして、高品質な提案書を作成した方法についてです。
あくまでも法に触れない範囲で、自己責任でリソースを最大限に活用していきましょう。
この記事が参考になりそうな人
まずはこの記事が参考になりそうな対象の人は以下のような想定です。
| 職種 | マーケター、ディレクター、営業、コンサルタント |
| 状況 | 時間がなさ過ぎてヤバイので、ショートカットできることはどんどんショートカットして、その分事業をグロースさせることに注力したい。あるいは考える時間をもっとたくさん持って、商談受注確率を上げたい。 |
| 業務内容 | 提案書などのドキュメント作成業務に時間が取られている。あるいはクライアント直接対応に時間がかかりすぎているので、極力提案書作成の時間を減らしたい。 |
それでは、具体的な内容を見ていきましょう。
提案書作成はAdobe Acrobatで他社提案書PDFをパワポに変換して内容を変更
私はブラック企業で働いていて、これに気づくまでに3年近くかかりました。。。
もっと早く知ってれば・・・！
という感じになるくらい、個別にクライアントに提案書を作成するための時間はバカになりません。
毎回提案書を一からオリジナルで作るのは時間がかかりすぎますし、ある程度書式やテンプレートを揃えてみても、それはそれで毎回同じような提案内容を同じクライアントに出すのもしんどい。。。
という場面、ありませんか？
私はそのようにあたまを悩ませる機会が多かったのですが、AdobeのAcrobatで全部解決しました。
Adobe Acrobatを知るまでの提案書の作成工程
それまでの提案書の作り方は以下のようなかたちでした。
- クライアントが抱えている課題をテキストでまとめる
- それに対するソリューションを調査
- 解決策をいくつか考えて、どんな順番で提案書を書くかを検討する
- 順番が決まったらページ毎に提案書の表示ていさいの概要を作成する
- 概要が決まったら詳細な提案内容を作成し、都度調査しながら項目を埋めていく
- 完成
全体を100とした場合の提案書作成の際の時間配分は主に以下のような感じです。
| クライアントが抱えている課題をテキストでまとめる | 5 |
| それに対するソリューションを調査 | 15 |
| 解決策をいくつか考えて、どんな順番で提案書を書くかを検討する | 10 |
| 順番が決まったらページ毎に提案書の表示ていさいの概要を作成する | 10 |
| 概要が決まったら詳細な提案内容を作成し、都度調査しながら項目を埋めていく | 60 |
| 合計工数 | 100 |
やっぱり詳細内容を作り込む部分に大半の時間をつかってしまっています。。。
これは仕方ないのか？
内容によって、もちろん体裁は変わりますが、上記をだいたいまとめていて、それまでにつかっていた提案書の部分や、資料として使えそうなネタをコピペして部分的に貼り付けも使用します。
とここで。。。
「いやこんなに頑張って提案書つくってるけど、そもそも会って商談するからこんな細かい提案書必要なんかい？！」
と自分にツッコミを入れたくなって諦めかけます。
しかし「いやいや。提案を通すにはクライアント企業の上席の人は提案書を読むから体裁がイケてないと仕事取れないよ？」
と思い直し、引き続き提案書作成を淡々と続けます。
Adobe Acrobatを使うようになってからの提案書作成体裁
Adobe Acrobatの存在を知ってから以下のような提案書作成工程になります。
- クライアントが抱えている課題をテキストでまとめる
- それに対するソリューションを調査
- 解決策をいくつか考えて、どんな順番で提案書を書くかを検討する
- 他社の提案書で使えそうなフォーマットを探す
- AdobeAcrobatで他社のPDF提案書をpptに変換
- 考えていた内容を変換したpptのフォーマットをつかって、はめ込み。元ネタと同じにならないように調整
- 完成
これ、やってみると本当に実感しますけど、めっちゃ早いですよ？？
これがあるのと無いのとで、睡眠時間3時間くらい変わりますよ？？
どうせなら慢性的な睡眠不足から脱却して、回復した状態で提案もたいですよね？？
提案書作成方法変更前の全体を100とした場合、変更後は以下のような時間配分に変わります（心がときめいてる）。
| クライアントが抱えている課題をテキストでまとめる | 5 |
| それに対するソリューションを調査 | 15 |
| 解決策をいくつか考えて、どんな順番で提案書を書くかを検討する | 10 |
| 他社の提案書で使えそうなフォーマットを探す | 5 |
| AdobeAcrobatで他社のPDF提案書をpptに変換 | 3 |
| 考えていた内容を変換したpptのフォーマットをつかって、はめ込み。元ネタと同じにならないように調整 | 20 |
| 合計工数 | 58 |
もう提案書作成の時間が1/2くらいになってますよ！
作るのに5時間かかる提案書であれば、2時間くらいカットできますよ！
案件によっては、他社提案書のフォーマットがマッチすれば、それ以上の時短も。。。(￣ー￣)ﾆﾔﾘ
ただ、あくまでも元ネタが分かるようなことは無いように、あしらいは最終的にオリジナルに見えるようにしましょうね！
そこはマナーかと。
まだまだある、AdobeAcrobatで提案書を作成するメリット
これ本当に良いんですけど、この方法だと毎回違った印象の提案書をクライアントに渡せます！
そうするとクライアント担当者は「毎回うちのためにこんなに凝った提案書を作ってくれて、本当にありがとう」と思ってくれるはず。。。
クライアントは少なからず、恋愛と同じように「どれくらい熱意を持ってくれてるのか？」を見てますからね。
見てないようで見てる。
うん、間違いなし。
一旦Acrobatで変換して自分用に作った提案書は資産になる！
一旦PDFをAdobeAcrobatでパワーポイントに変換して、自分でクライアント用に作った提案書は、当たり前ですが他のクライアントにも横展開できます！
これも重要だ！
つまり、以下を繰り返せば、自分の中の提案書ポートフォリアがどんどん成長して、だいたいどんな提案書の依頼が来てもビビらなくなりますよ。
マジで。
しかも、その頃には提案書作成スピードが他の人と比べて爆速！
けっこうやばい存在になれるかも。
日々、鍛錬しながら「自分の提案書資産価値」を高めましょう。
ちょっとこの言葉を言いたかった。。。
つまり、日頃から営業で攻めてくる会社の提案書で使えそうなものは全部保存！
ここまで書いてきましたが、お気づきの方も多くいらっしゃると思います。
そう、PDFをパワーポイントに変換する元ネタ、つまりフォーマットや体裁を拝借する元となるPDFはどんどん日頃から集めておきましょう。
最近は特に、凝った提案書の表現方法が増えてますからねー。
ありがとうございます！
っていう感じで。
提案書の集め方
自らネット上にあるPDFを、都度ダウンロードしてくるのもアリなんですが、せっかくなら電話営業をしてきた会社の営業を断るついでに提案書はメールで送ってもらっておきましょう。
こんな感じです。
電話をかけてくる営業マン：弊社、自社開発のクラウドツールを提供しておりまして、御社の勤怠管理に是非お役に立てると考え、よければ一度ご挨拶にお伺いできますでしょうか？
私：承知しました。一旦社内で確認してからにしたいので、事前に提案書をメールでお送りいただけますか？それを見た上で興味があればこちらからご連絡させていただきます。メールは・・・・・・
という感じで提案書だけはメールでもらっておいて、連絡が無ければ不要でしたという話にしておきます！
少々こすい感じもしますが、こっちも生きるのに必死です。
生きるための術として、戦います。
そのようにして、メールでもらった提案書がテンプレートとして使えそうであれば、しっかり保存しておきましょう。
この方法、意外と知らない人が多い？
けっこう仕事柄、インターネット広告のプラットフォームや媒体の社員の方とお話する機会も多かったのですが、「提案書をパワポでほしいって、いろんな人から言われれるんですけど、うちはPDFでしかお渡しできないんですよねー。」ということが何回かありました。
この方法を極めていれば、そもそも元ネタは必ずしもパワポじゃなくても問題ありませんからね。
実際にAdobeのAcrobatでPDFをパワーポイントに変換してみよう
実際にやってみます。
とっても簡単です。
たぶん3分くらいです。
Adobeのクリエイティブクラウドを持っていない方は先にAdobeのサイトでクリエイティブクラウドに申し込んでから、Adobe Acrobatのソフトを自分のPCにダウンロードしておきましょう。
まずは元ネタになる提案書をAcrobatで開きます。
こんな画面になります。
右カラムの「PDFを書き出し」をクリックします。
Microsoft PowerPointを選択します。
保存先のディレクトリを選択します。
適当に名前をつけて保存します。
完成！
本当に細かい部分まで文字情報は文字で画像情報が画像で保存できてる！
やたーーー！
ちょっとした問題、フォントがなんか置換されてる
これは元ネタのパワポ製作者と自分のPC環境による違いで、自分のPCに、元ネタ製作者が使用していたフォントが無い場合は自動で他のフォントに置換されてしまいます。
なので、この段階で多少の違和感がでる場合があります。
でも大丈夫です。
PowerPoint側で、対象のフォントを一括変更できます。
気になるフォントを一括置換して、完成させたいイメージに近づけて行きましょう！
もちろん、あえて元ネタからは全部のフォントを変える、というのをやるのもありですね。
その場合は、変えたいフォントのセルをクリックして選択た状態で、パワポの「書式」から変更します。
「フォントの置換」を選択。
置換後のフォントに反映させたいフォントを選択したらOK。
これだけでフォントの一括置換ができました。
よかったですね。
いったんまとめ
ベンチャー企業や本当に忙しい職場環境で、人的リソースが限られた中で最善のパフォーマンスを出さないと行けない日々が続く皆様に。
この記事がお役に立てれば本当に嬉しいです！
自分は、この提案書作成ノウハウを確立するまでに3年近くかかってしまいました。。。
もっと早く知っておけば・・・と後悔しますがこれがあるのと無いのとでは大違いです。
くれぐれも、元ネタを完全パクリでオリジナルな要素が少なすぎる提案書だけは作らないようにしましょうね！
時間が無いとはいえ、それはさすがにただのパクリだけっていうことになりますので。。。
その辺りの配慮を踏まえた上で、業務効率改善に大きく役立てましょう。
補足：平均的な提案書作成時間の目安は？
意外とこういう部分って会社ごとにクローズドな情報で、マーケターが提案書を作成するのに1回あたりの平均時間、というのは算出されているのを見たことがありません。
ちょっと気になりますね。
だいたいパワポの提案書1枚を作るのに平均何分くらいかかっているのか。。。
いや、内容によって全然変わるわ！
って話なんですが、実際には個人間で大きな差があって、そこは意外とブラックボックス化してしまっている。。。
というのがありそうですね。
室の低い提案書の作成に丸1日かかってしまって全然使えなかった。。。
とかはナシにしたいところです。
もし、提案書作成に「だいたいこれくらいの時間がかかるよ！」という人がいましたらお気軽にこの記事の下部のコメント欄に投稿してみてください！
何件か集まったらフィードバックさせていただきますw
集まらなかったら、なかったことで(^^)
—提案書作成方法 コメント入力内容———-
提案書辺りの平均ページ数：
例：8P
1ページ作成にかかる平均時間（分）：
例：20分
作り方（どれかをお選びください）：
①基本的にありもの素材の寄せ集め
②毎回オリジナル
③ありものに変更を加えて独自の内容にする
—————————————-
それでは、今回は以上です！